Настройка Битрикс24 для интегратора аудио и видеооборудования

О компании:ООО «Умный век» — системный интегратор на рынке профессионального аудио и видеооборудования. С 2016 года компанией реализовано больше 200 проектов: интерьерные мобильные экраны и стойки для выставочных площадок, цифровые меню борды, экраны в витрину, экраны для стадионов и концертных залов, а также видеоконференцсвязь для переговорных. Клиенты Умного века: бизнес, корпорации и госучреждения.Компания предлагает готовые решения и разрабатывает собственные. Проекты компании участвуют в выставках, побеждают в номинациях и выигрывают конкурсы. Например, в 2023 году проект уличного аудиовизуального комплекса, разработанный Умным веком для Московского зоопарка, победил в номинации «Лучший интеграционный проект в сфере музеев и выставочных пространств».Сегодня в компании трудятся 17 человек, но Умный век на этапе масштабирования, и растет не только в количестве сотрудников.В структуре компании 5 отделов:•Sales&Marketing (объединенный)•Отдел реализации проектов (инженерно-сервисная служба и руководители проектов)•Финансовый отдел•HR•Отдел развитияЧто необычно: в компании нет единого руководителя, но есть горизонталь департаментов и отделов, каждый из которых отвечает за своё.Алексей Скурихин, основатель компании и директор по развитию Умного века, обратился к нам в июне 2023 г. Он искал интегратора для доработки Битрикс24, который компания использовала уже 2-3 года.Алексей: «До этого мы работали на платформе AdvantShop (Умный век тогда был чем-то вроде интернет-магазина). Там есть строенная CRM, так себе по уровню, но мы работали в ней: ставили задачи, какие-то сроки и пытались их соблюдать.В пандемию все разъехались по домам и мы поняли, как хорошо, что у нас все-таки есть какая-то оцифровка. Нам не нужно сильно переделывать нашу инфраструктуру, чтобы работать удаленно. Мы очень обрадовались, но в то же время увидели все огрехи системы. Поняли, что на многое наша CRM неспособна. Выйдя из пандемии, одним из первых решений было заменить CRM-систему.Выбор был между АМО и Битрикс. Выбрали Битрикс. Далее был поиск интегратора, который реализует, и начался этот долгий, яростный, интересный, местами не очень, но тем не менее — процесс».На момент обращения в CRM Академию часть процессов в компании уже была реализована в Битрикс24 другим интегратором. Многое было автоматизировано, но работало не стабильно: модули то работали, то отваливались. Бизнес-процессы были настроены так, что логика иногда срабатывала, а иногда нет. В какой-то момент интегратор просто перестал отвечать, выставлять счета, модули перестали работать. В итоге сотрудничество прекратилось и перед Алексеем стояла задача найти нового партнера.Алексей: «Помню, когда я только начинал, советовался с теми ребятами, кто уже внедрял Битрикс, как выбирать подрядчика. Сказали: «Запрашивай много». Я запросил. Отправил абсолютно идентичное ТЗ. Получил первое коммерческое предложение — 2 миллиона рублей, второе КП — 28 тысяч рублей, третье КП что-то около 200 тысяч рублей. Остановились посерединке. В итоге не угадали. Ребята в какой-то момент начали «сливаться», перестали отвечать, начали отваливаться какие-то модули.Помню, был такой модуль: вбиваешь ИНН — заполняются все реквизиты. Он был платный, нужно было каждый месяц отдельно запрашивать и оплачивать счет на 800 рублей не через Битрикс или маркет. Модуль включался, и там существовало определенное количество запросов. В какой-то момент интегратор перестал отвечать и выставлять счета, перестало работать заполнение по ИНН. И такого много было. Спрашиваешь почему — не могут ответить. Наверное, из-за их неопытности, иначе я не знаю, почему так было».Первостепенная задача была навести порядок в том, что существует. Отладить процессы в соответствии с картой процессов в Miro. Дальше уже начать настраивать детально: воронки, ответственных, переключения между ответственными.Телефония в компании работала отдельно от Битрикс24. Менеджеры принимали звонки на мобильный телефон, записи разговоров не попадали в CRM. Та же ситуация с мессенджерами и почтой. Чтобы обращения и договоренности менеджера с клиентом сразу сохранялись в одной системе и не терялись во внешних источниках, Умный век хотел интегрировать все каналы коммуникации в Битрикс.Вторая задача: решить проблему несоответствия воронки в CRM действующему сценарию процесса продажи.Отдельная боль — непрозрачность процессов и движения финансов. Узких мест было много, в том числе:- временные потери на выяснение, с какой сделкой связана задача или счет, сложный поиск связанной информации;- отсутствие в Битрикс шаблонов документов, подготовка договоров к печати и внесение данных клиента менеджерами вручную, с ошибками и потерями времени.А еще руководители компании много времени и внимания уделяли анализу собственной деятельности, для чего вручную собирали и считали в таблицах Excel различные показатели, сопоставляли данные, искали закономерности и делали выводы для дальнейшего стратегического планирования.